Фискальный чек: что это и как помогает работать бизнесу

До 2019 года продавец мог не давать чек за покупку. Если товар нужно вернуть или он сломался — нужно было ещё доказать, что вещь купили именно в этом магазине и не год назад. Сейчас каждую покупку подтверждает фискальный кассовый чек — документ, который печатает касса, информация из которого автоматически передаётся в налоговую.

В статье разберём, как создаются фискальные чеки, для чего они бизнесу и покупателям, когда они нужны и какие штрафы можно получить за работу без них.

Что значит «фискальный чек»

Фискальный чек — это документ, который продавец выдаёт покупателю во время расчётов за товары и услуги. Касса автоматически печатает чек со специальной криптографической подписью — признаком.

Что такое фискальный признак — уникальный генерируемый код из 10–15 символов. Этот код позволяет регистрировать продажу в базе магазина, быстро находить операцию в учётной программе и гарантирует подлинность документа.

Касса — это не обязательно громоздкий аппарат с кнопками. В реальности это могут быть также небольшие мобильные и даже облачные онлайн-кассы, которые действуют как программа и работают удалённо через интернет — для их работы не нужно покупать специальное оборудование.

В законе есть небольшой список предпринимателей, которые могут работать без такой кассы, всем остальным нужно её приобрести и использовать. Быстро подключиться в соответствии с №54-ФЗ и начать принимать оплату можно с помощью сервиса Kassa.payanyway. Так бизнес будет прозрачным для ФНС, а чеки будут формироваться без проблем.

Все данные формирует фискальный накопитель (ФН) — специальная память в кассе. Хранит информацию о каждой продаже и передаёт её в зашифрованном и неизменном виде в ОФД — организацию-посредник между бизнесом и налоговой.

Предприниматель не может передавать данные напрямую в налоговую. Информация с касс автоматически отправляется в ОФД, где её:

• обрабатывают,
• проверяют правильность,
• шифруют,
• хранят,
• передают в налоговый орган.

Благодаря шифрованию информация покупателей и продавцов остаётся защищена.

Так выглядит фискальный накопитель. Источник фото - сайт Рустехпром

Как только онлайн-касса сформирует и напечатает чек, данные о продаже поступят через интернет в ОФД, оттуда в ФНС. Так налоговая контролирует работу организаций и предпринимателей в режиме онлайн.

Один экземпляр чека отдают покупателю, второй автоматически отправляется в ФНС, третий остаётся в торговой точке для отчётности.

Зачем нужны фискальные чеки:

• Сократить теневой сектор экономики — исказить или скрыть информацию о продаже становится невозможно.
• Упростить учёт налогов для ИП — вся информация о продажах автоматически поступает в ФНС и сразу в нужном формате.
• Защитить права покупателей — данные о продаже хранятся в ФНС и у продавца, поэтому легко подтвердить любую операцию даже без документов.

Важно. Фискальный чек нужно сформировать не позже дня, следующего за днём продажи товара или оказания услуги. Если продавец создаст документ позже или вообще его не сформирует — он нарушит законодательство.

Чеки могут быть бумажными или электронными. Первый тип печатает и выдаёт клиенту касса на месте расчёта. Второй обладает такой же юридической силой и бесплатно для бизнеса отправляется на email, в СМС, мессенджер покупателя. Чтобы покупатель мог получить подтверждение покупки в электронном виде, он должен заранее зарегистрироваться в сервисе ФНС «Мои чеки онлайн» и указать свои данные — телефон и почту. Или у него должна быть учётная запись в вашем сервисе, как в Kari или «Магните».

Так выглядит фискальный чек из маркетплейса Ozon, адрес сайта — на третьей строке

Что должно быть на фискальном чеке

Какие реквизиты должны быть в чеке:

• Аббревиатура ФП, ФПД, Fiscal (в зависимости от модели кассы).
• Название документа.
• Порядковый номер документа (внутри одной смены).
• День, время и место расчёта (адрес: почтовый для офлайн- или сайта для онлайн-покупок).
• Название и ИНН организации, которая использует кассовую технику (ККТ) или Ф. И. О. и ИНН предпринимателя.
• Система налогообложения.
• Признак расчёта — получение средств от клиента (приход) или возврат покупателю (возврат прихода).
• Названия товаров, услуг, работ, стоимости за одну штуку с учётом скидок и наценок.
• Полная сумма с учётом ставки НДС.
• Сумма НДС и ставка, по которой произведён расчёт.
• Должность и Ф. И. О. кассира.
• Номер ККТ.
• Сгенерированный уникальный код.
• Адрес сайта ФНС, где можно проверить покупку.
• Адрес электронной почты покупателя для передачи в электронном виде.
• Двумерный QR-код, в котором зашифрованы основные реквизиты документа.

Важно. Если продукт должен быть промаркирован, то на чеке обязательно указывается также код товара или знак [М]:

В обязательном QR-коде зашифрованы все основные реквизиты покупки. Покупатель может проверить продажу на портале ФНС — если чека нет, то продавец работает нелегально или его техника не исправна. Документы отправляются в реальном времени и не требуют действий от кассира, но, если техника не подключена к интернету, данные могут прогрузиться позже.

Если каких-то данных нет на чеке, то вряд ли он юридически верный

Какие ещё документы могут быть фискальными

Что такое фискальные документы — всё, что формирует и печатает кассовая техника (ККТ). Внутри всегда зашифрованы данные — информация о расчётах, которая передаётся в налоговую службу через ОФД.

Виды фискальных документов:

• Подтверждение о постановке кассы на учёт.
• Ежедневные отчёты открытия или закрытия смены с информацией о рабочем времени, номере кассы и т.д.
• Подтверждение оператора фискальных данных (ОФД). Отметка о передаче информации на хранение до отправки в ФНС.
• Кассовый чек. Создаётся в момент проведения транзакции наличными, картой или другим способом. Подтверждает факт оплаты и продажи товара.
• Чек коррекции. Создаёт кассир, если не сформировал документ изначально или ошибся при оформлении.
• Бланк строгой отчётности (БСО). Документ, который подтверждает операцию и соответствует требованиям законодательства (применяется только при продаже услуг). К БСО относятся билеты в театр, проездные билеты на транспорт, оплату парковки или других услуг.

Также есть несколько документов, которые не интересуют налоговую и не относятся к фискальным:

• Товарный чек — можно заполнить даже от руки в свободной форме, обычно его используют для отчётности и оформления налоговых вычетов.
• Квитанция от ИП без онлайн-кассы, её выдают в качестве подтверждения оказания услуги.
• Слип-чек эквайринга, подтверждает факт списания денег с карты, но не операцию.

Обратите внимание. Слип-чек нельзя выдавать вместо фискального чека, так как он не относится к фискальным документам. Если кассир выдаёт вместо правильных чеков слипы — это нарушение, которое может повлечь штрафы и даже приостановление работы организации.

Так выглядит слип-чек — в нём не указано, за какой товар сумма и какой кассир обслуживал покупателя. Поэтому слип-чек не относится к фискальным документам, и его нельзя использовать для подтверждения покупки

Чем фискальный чек отличается от кассового

Иногда предприниматели считают, что это разные документы. На самом деле в №54-ФЗ нет такого словосочетания, как «фискассовальный чек». Чек, который печатает касса, называется «кассовый». Так что это один и тот же документ.

Процесс формирования и печати фискального чека

Формирование и печать чека происходит в момент, когда клиент покупает что-то в магазине. Почти все действия проходят автоматически в таком порядке:

1. Покупка. Кассир сканирует штрихкод или вводит название товара в кассу.
2. Подсчёт суммы. ККТ автоматически считает сумму покупки с учётом НДС или других налогов.
3. Создание чека. Касса формирует фискальный чек со всеми необходимыми данными о товаре, его цене, налогах и времени покупки.
4. Передача данных в налоговые органы. Чек отправляется через интернет в ФНС через ОФД для учёта и контроля работы организаций и ИП.
5. Печать чека. Кассовый аппарат печатает чек на специальной бумаге, или он отправляется на email покупателя. Этот документ — подтверждение покупки, который можно использовать для доказательства владения товаром или для возврата.

Как восстановить фискальный чек

Для разрешения любых споров по товару между продавцом и покупателем требуется кассовый чек, который покупатель мог потерять, испортить или удалить (если он электронный).

Можно получить копию любого фискального чека. Дубликат обладает такой же юридической силой, но, в отличие от оригинала, данные по нему не передают в ОФД и налоговую.

Чтобы искать чек было проще, важно знать:

• дату и приблизительное время продажи;
• сумму;
• наименования позиций из чека;
• способ расчёта — карта или наличные.

Как получить копию чека:

• Через программу онлайн-кассы. В разделе «Продажи» или «Статистика» можно найти запись о каждой операции через кассу.
• В ОФД. В личном кабинете оператора нужно найти раздел «Чеки», выбрать нужный документ и распечатать/отправить на email.

Когда нужно выдавать чек

Если у организации или ИП есть обязанность использовать кассовое оборудование, значит, нужно выдавать чеки при каждой продаже.

Не выдавать чеки могут только те представители бизнеса, которым не нужна онлайн-касса:

• Самозанятые.
• ИП, которые принимают оплату только на расчётный счёт.
• ИП и ООО, которые по закону вошли в список исключений.
• ИП, которые ведут определённую деятельность.
• ИП, которые работают в труднодоступных местах без стабильного интернета.

В чём плюсы и минусы выдачи фискальных чеков для бизнеса

Самое очевидное преимущество от работы с онлайн-кассой и фискальными чеками — все продажи компании автоматически учитываются в налоговой, становится проще подавать отчёты о доходах и расходах.

Есть и другие преимущества:

• Контроль и анализ продаж. Руководителю легче следить за  остатками, суммами продаж, контролировать работу сотрудников и  торговой точки в целом.
• Защита данных. Вся информация по продажам надёжно защищена, её нельзя отредактировать или стереть. Это защищает бизнес от мошеннических действий персонала.
• Передача данных. Информация передаётся в ОФД за несколько секунд, а затем в налоговую.
• Универсальность. Одна онлайн-касса может принимать платежи с сайта, из соцсетей, приложений и от разных сотрудников. Для каждой операции касса сформирует чек и отправит его покупателю.
• Масштабируемость. Бизнес может легко увеличить количество касс без установки нового оборудования.

Для покупателей основной плюс — в получении подтверждающего сделку документа и точно получать корректную информацию по своей покупке. Для контролирующих органов — возможность отслеживать движение денег и быстро начислять налоги.

Как и у любого другого продукта, у фискализации чеков есть минусы:

• Дополнительные издержки. Сначала нужно купить и подключить все необходимые программы и оборудование, оплатить услуги оператора фискальных данных (если подключаться не через PayAnyWay, где обслуживание ОФД бесплатно).
• Технические сложности. Продавцам нужно научиться использовать кассу. Также могут возникнуть сложности из-за нестабильной работы интернета в труднодоступных регионах.
• Задержки и сбои. При нестабильном интернете касса может работать некорректно. Если связь будет часто пропадать, будет задерживаться передача данных в налоговую.

Даже если минусы покажутся вам существенными, использование онлайн-кассы — обязанность для бизнеса по закону, которую нельзя игнорировать.

Наказания за нарушение правил выдачи фискальных чеков

В статье 14.5 КоАП РФ перечислены все штрафы и другие наказания для предпринимателей и организаций:

Обратите внимание. Если налоговая проведёт проверку и снова найдёт то же нарушение, то может приостановить деятельность ИП или юрлица на 90 суток.

Что может стать поводом для внеочередной или плановой проверки налоговой:

• Жалобы покупателей на то, что им не выдают чеки.
• Подозрительные операции в отчётах от продавца.
• Нарушения, которые налоговая уже находила у предпринимателя.

Как избежать штрафов во время работы с кассой

Мы собрали несколько простых правил, которые помогут избежать штрафов и проходить все проверки сотрудников налоговых органов:

• Использовать только те кассы, которые разрешены и включены в реестр на сайте налоговой. Например, онлайн-кассу PayAnyWay.
• Зарегистрировать кассу по всем правилам, следить за корректностью работы и вовремя обслуживать физическое оборудование (если оно есть).
• Выдавать или отправлять документы об оплате каждому клиенту.
• Сообщать в налоговый орган о каждом допущенном или найденном нарушении при работе с кассой.

Что стоит запомнить

• Фискальный чек — это документ, который формируется в момент продажи, подтверждает операцию и имеет специальный фискальный код. Информация по каждой продаже передаётся в налоговый орган через ОФД.
• В каждом чеке должна быть вся информация — от реквизитов продавца до QR-кода и адреса сайта ФНС для проверки документа.
• Слип-чек не является заменой фискального документа и только подтверждает факт списания средств с карты. Его нельзя выдавать вместо чека.
• Благодаря онлайн-кассе сервиса PayAnyWay предприниматели могут анализировать работу торговой точки и искать пути для повышения дохода.
• Чтобы не получать от налоговой штрафов, ограничений деятельности или лишнего внимания, нужно чётко следовать всем пунктам №54-ФЗ.