Когда только начинаешь свой бизнес, бывает сложно разобраться в значении терминов. Особенно когда речь идёт о приёме платежей, где непонятно, в чём разница между эквайрингом и кассой, нужно ли подключить оба решения, за что можно получить штраф. Давайте разбираться.
Онлайн-касса — это аппарат, который не только печатает чеки, но и автоматически отправляет данные о продажах в налоговую. Такие устройства также называют контрольно-кассовой техникой.
Эквайринг — это технология, которая позволяет принимать платежи картами или через телефон. Такую услугу предоставляют эквайеры — банки и небанковские кредитные организации, сокращённо НКО.
- чем отличаются онлайн-касса от эквайринга;
- как работают эти системы на практике;
- можно ли обойтись чем-то одним;
- когда точно понадобится и то и другое;
- как выбрать подходящие решения для своего бизнеса.
Как работает онлайн-касса
Онлайн-кассы — это умные устройства, которые пришли на смену громоздким кассовым аппаратам. Раньше кассы только печатали чеки, а теперь помогают бизнесу автоматизировать работу. С 2017 года новые ККТ постепенно внедряют по закону №54-ФЗ.
ККТ также формирует для покупателей кассовые чеки и может через интернет отправлять данные о кассовых операциях в налоговую. Но данные поступают в налоговую не напрямую, а через оператора фискальных данных, сокращённо ОФД. Именно в ОФД отправляются данные с онлайн-касс. Оператор принимает их, шифрует и хранит, а налоговой выдаёт по запросу.
Разберёмся, чем ещё они лучше старых моделей:
| Старые кассовые аппараты | Новые онлайн-кассы |
|---|---|
| Информация об операциях записывалась на ЭКЛЗ — электронную контрольную ленту защищённую. Устройство выглядело как пластиковый корпус с разъёмом и микросхемой внутри, но никакой физической ленты внутри нет. ЭКЛЗ записывала, шифровала и хранила информацию, но с 2017 года уступила место фискальному накопителю | Информация об операциях шифруется с помощью криптографии и записывается на специальный чип памяти — фискальный накопитель. ФН похож на обычную флешку, но записанные данные нельзя стереть, изменить или несанкционированно прочитать. Читать данные с ФН может только налоговая |
| Кассовые аппараты не имели доступа к интернету | Касса может подключаться к интернету через проводное соединение, сим-карту или Wi-Fi |
| Чтобы провести проверку, налоговый инспектор приезжал на торговую точку и считывал данные с ЭКЛЗ с помощью специального оборудования | Данные с фискального накопителя через интернет в режиме реального времени поступают в ОФД. Налоговый инспектор может в любой момент запросить их у ОФД. Выездные проверки теперь не нужны — их заменили камеральными |
| Касса формировала чеки старого образца, которые уже не используются. и она не умела формировать электронные чеки — только бумажные | Формируют бумажные и электронные чеки, которые содержать QR-код и другие необходимые реквизиты, утверждённые законом №54-ФЗ |
| Аппараты работали только стационарно на физических торговых точках | Есть разные модели, которые используются для работы на офлайн-точках, на выезде и даже удалённо при торговле через интернет |
| Не помогали в автоматизации бизнеса, создавали множество бумажной документации, которую нужно было хранить | Снимают с продавца часть бумажной отчётности, помогают делать работу более прозрачной и автоматизированной, а также хранить все документы в электронном виде |
По закону в некоторых случаях ККТ может работать без подключения к интернету, но данные обо всех операциях всё равно записываются на накопитель. У ФН ограниченный объём памяти, поэтому периодически их нужно заменять. Отработанные накопители бизнес обязан хранить в течение 5 лет. Инспекция может запросить ФН, чтобы проверить корректность учёта операций, но обычно проводит проверки онлайн.
- Кассир, приходя на работу, включает её и формирует отчёт. Этот отчёт автоматически направляется в ОФД.
- В течение дня кассир проводит продажи и выдаёт покупателям кассовые чеки, которые печатает ККТ. Также эти чеки в электронном виде онлайн отправляются в ОФД.
- Если интернет на время пропадёт, кассовая техника продолжит работать и собирать данные об операциях на фискальный накопитель. Как только интернет появится, информация автоматически отправится в ОФД.
- Если кассир допускает ошибку или принимает возврат товара от покупателя, он формирует на ККТ специальные чеки возврата или коррекции.
- В конце смены кассир формирует отчёт о закрытии, который также отправляется в адрес ОФД.
Все отчёты и чеки, отправляемые кассой в ОФД, называются фискальными документами.
Подробнее о том, нужна ли касса, если есть эквайринг, рассказывали в статье в нашем блоге на Клерке.
Как работает эквайринг
- Пластиковыми картами.
- Браслетами, часами, смартфонами.
- QR-кодами.
- Через интернет.
Эквайринг бывает двух основных видов: торговый и интернет. Вот чем эти виды отличаются:
| Торговый эквайринг | Интернет-эквайринг |
|---|---|
| Используется при офлайн-торговле: в магазинах, офисах, на рынках и складах, а также при доставке товаров на дом | Используется, при онлайн-торговле через сайты, мобильные приложения, соцсети, мессенджеры |
| Для считывания платёжных данных применяются специальные аппараты — POS-терминалы | Вместо физического оборудования для считывания и обработки платёжных данных применяются формы или ссылки на оплату, размещённые в интернете |
| Функция торгового эквайринга может быть встроена в стационарную или мобильную онлайн-кассу. О такой возможности заботятся производители ККТ | Организация, представляющая услугу интернет-эквайринга, может разрабатывать и предлагать бизнесу решения для быстрого подключения облачных ККТ |
| POS-терминал формирует бумажный слип-чек, который подтверждает проведение транзакции | Проведение транзакции подтверждается электронным слип-чеком. Он может отображаться на экране сразу после покупки, а также отправляться покупателю на email или по СМС |
Одним из примеров интернет-эквайринга является сервис PayAnyWay от Монеты. Он позволяет легко добавить платёжную форму на сайт и принимать оплату разными способами: через СБП, популярные Pay-сервисы или обычные банковские карты. А если возникнут сложности, вам поможет круглосуточная поддержка. Сервис предлагает тарифы для ИП, юрлиц, самозанятых.
В обоих видах эквайринга применяются QR-коды. Они размещаются на торговых точках или в интернете, а также формируются онлайн-кассами. Суть QR-кода в том, что покупатель сканирует его своим банковским приложением и оплачивает прямо оттуда. Этот способ действует на основе СБП — Системы быстрых платежей.
Когда клиент расплачивается картой или гаджетами, кажется, что деньги просто списываются с его карточного счёта в течение секунды. На самом деле это сложный технологический процесс со множеством этапов и участников. В нём участвуют:
- банк-эмитент, выпустивший карту покупателя;
- платёжная система этой карты;
- банк-эквайер, перечисляющий деньги с карточного счёта покупателя на расчётный счёт продавца.
Информация несколько раз проверяется и передаётся между участниками. и если всё в порядке, POS-терминал или платёжный шлюз сообщает об удачной транзакции, а также печатает для покупателя слип-чек или передаёт его в электронном виде. Подробнее о том, как данные передаются между банком и покупателем, рассказывали в статье в нашем блоге.
Чем отличается касса от эквайринга
Иногда владельцы бизнеса путают онлайн-кассу и POS-терминал, а также услугу облачной ККТ с услугой интернет-эквайринга. Разберёмся с помощью сравнительных таблиц, в чём же разница между эквайрингом и кассой:
| Онлайн-касса | POS-терминал |
|---|---|
| Аппарат, формирующий кассовый чек. Этот документ является аналогом договора купли-продажи и содержит набор реквизитов, установленных законом. Бумажный и электронный чеки имеют равную силу и используются для защиты прав потребителей, а также важны для налоговой как доказательство продажи | Аппарат, формирующий слип-чек, который также называют банковским или эквайринговым. Слип-чек подтверждает перевод денег от покупателя в пользу продавца. Но он не является аналогом договора купли-продажи, не имеет силы для налоговой, а при защите прав потребителей используется как дополнение, а не как основной документ |
| Устройство имеет связь с оператором фискальных данных и налоговой через интернет | Терминал не связан с ОФД и ФНС, никакие данные туда не направляет |
| Аппарат имеет встроенный фискальный накопитель для хранения данных обо всех кассовых операциях | У терминала нет фискального накопителя |
| Услуга облачной онлайн-кассы | Услуга интернет-эквайринга |
|---|---|
| Помогает бизнесу, работающему через интернет, соблюдать закон №54-ФЗ: выдавать покупателям кассовые чеки, передавать данные в ОФД и налоговую | Помогает бизнесу, работающему через интернет, принимать от покупателей безналичную оплату, не задействуя физическое оборудование |
Итак, подытожим: эквайринг и касса — в чём разница? Кассовый аппарат и POS-терминал — это разные устройства с разными функциями. Обычно они работают вместе, но могут и по отдельности. То же можно сказать об услугах облачной ККТ и интернет-эквайринга — это разные технологии, которые дополняют друг друга, делая продажи онлайн возможными и удобными.
Когда используют кассу, а когда эквайринг
ККТ используют, когда это необходимо по закону №54-ФЗ. Если этого не делать, бизнесу грозят санкции: предупреждения от налоговой, штрафы, приостановка деятельности сроком до 90 суток, а в некоторых случаях уголовная ответственность.
Но есть виды бизнеса, которые легально могут работать без кассовой техники. Все они прописаны в пункте 2 закона №54-ФЗ.
Эквайринг применяют по большей части для удобства. Он расширяет способы оплаты, привлекая клиентов, положительно влияя на их лояльность.
Но есть случаи, когда применение этой услуги обязательно. Согласно статье 16.1 закона «О защите прав потребителей», если годовая выручка за прошлый год превысила 20 миллионов рублей, продавец обязан предоставлять покупателям возможность безналичной оплаты.
Если общая годовая выручка бизнеса превысила 20 миллионов рублей, но на конкретной торговой точке она не превысила 5 миллионов, то именно для этой точки эквайринг необязателен. И при годовом доходе менее 20 миллионов он также необязателен.
Работает ли онлайн-касса без эквайринга
ККТ работает как без POS-терминала, так и с ним. Например, если продавец принимает только наличные, он проводит операцию по кассе и выдаёт покупателю кассовый чек и сдачу наличными. Карты он не принимает. Такая практика актуальна в местах со слабой или отсутствующей интернет-связью, например в малонаселённых и отдалённых местностях.
Нужна ли ККТ при эквайринге
Если бизнес по закону обязан применять кассовую технику, то POS-терминал или эквайринговое ПО не освобождает от этого требования. В этом случае через кассу должны проходить все виды платежей: и безналичные, и наличные.
Если бизнес имеет право работать без ККТ, то и при эквайринге её использовать необязательно.
Как подключить кассу
Чтобы начать работу с новым кассовым аппаратом, его нужно настроить и зарегистрировать в налоговой. Перед регистрацией необходимо заключить договор обслуживания с оператором фискальных данных.
Есть несколько способов регистрации ККТ: через личный кабинет на сайте ФНС, в ОФД или на Госуслугах. До конца 2025 года актуальным остаётся и вариант личного посещения налогового органа. Подробнее о способах регистрации читайте на сайте ФНС.
Настройкой и регистрацией аппарата может заняться сам владелец бизнеса, действуя по инструкции, или поручить это специалисту. Также помощь с настройкой и регистрацией предоставляют ОФД и эквайеры.
Онлайн-кассы делятся на категории в зависимости от сценария использования. Например, есть стационарные ККТ, мобильные аппараты, системы на основе фискального регистратора и облачные кассы. Облачные отличаются от всех перечисленных вариантов тем, что могут находиться вне места расчёта с покупателем.
Многие сервисы предлагают услугу аренды облачной ККТ. В этом случае бизнесу не надо покупать сам кассовый аппарат, он арендует его мощности, а также получает личный кабинет для удалённого управления и дополнительные услуги.
Как подключить эквайринг
Для этого нужно определиться с видом эквайринга, выбрать эквайера, выбрать тариф, заключить договор.
Некоторые банки при подключении торгового эквайринга предлагают в аренду POS-терминалы, а также специальные приложения, которые превращают смартфон продавца в POS-терминал.
При подключении интернет-эквайринга банковские организации или НКО часто предлагают услугу фискализации. Это значит, что у эквайера настроена интеграция с облачными кассами одного или нескольких партнёров.
Какие штрафы грозят бизнесу за работу без интернет-эквайринга или ККТ
Если бизнес по закону №45-ФЗ должен использовать контрольно-кассовую технику, но не делает этого или применяет её неправильно, ему грозит ответственность по статье 14.5 КоАП РФ.
Рассмотрим с помощью таблицы виды нарушений и ответственность за них для юрлиц, должностных лиц, ИП:
| Вид нарушения | Ответственность для юрлиц | Ответственность для ИП и должностных лиц |
|---|---|---|
| Продажа без кассового чека | Предупреждение или штраф 10 000 рублей | Предупреждение или штраф 2000 рублей |
| Продажа без ККТ | Штраф не менее 30 000 рублей, максимум до полной суммы, прошедшей мимо кассы | Штраф не менее 10 000 рублей, максимум до ½ от суммы, прошедшей мимо кассы |
| Повторная продажа без ККТ на общую сумму более миллиона рублей | Приостановление деятельности до 90 суток | Для должностных лиц — дисквалификация от 1 года до 2 лет, для ИП — приостановление деятельности до 90 суток |
| Неправильный выбор, применение или регистрация ККТ | Предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 рублей | Предупреждение или штраф от 1500 до 3000 рублей |
Если бизнес по закону должен обеспечивать безналичную оплату, но не делает этого, ему грозит ответственность по статье 14.8 КоАП РФ: штраф для ИП и должностных лиц — от 15 000 до 30 000 рублей, штраф для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
Как избежать штрафов
Если вы не пользуетесь эквайрингом, то, чтобы избежать штрафов по статье 16.1 закона «О защите прав потребителей», следите за годовой выручкой всего предприятия и отдельных торговых точек.
Чтобы избежать санкций, связанных с применением ККТ, нужно понимать, попадаете ли вы под исключения статьи 2 закона №54-ФЗ. Если не попадаете под исключения, нужно искать способы, как дешевле и быстрее подключить онлайн-кассу. Например, если вы работаете в сфере электронной коммерции, такси или доставки, можно сэкономить на покупке ККТ, арендовав облачную онлайн-кассу. Вместе с ней вы получаете другие услуги, например:
- договор с ОФД со скидкой или бесплатно
- помощь в регистрации аппарата в налоговой
- удобный личный кабинет со статистикой и аналитикой.
- Аппарат точно будет подключён и зарегистрирован правильно.
- Все покупатели получат электронные кассовые чеки.
- Перебои с электропитанием и интернетом исключены, так что данные будут своевременно поступать в ОФД.
- Аппарат будут обслуживать работники дата-центра, предотвращая поломки.
- Они же вовремя заменят фискальный накопитель и перерегистрируют ККТ, а ФН оставят у себя на хранении или отдадут владельцу бизнеса.
Использование такой услуги снижает риски проблем с налоговой. Но если у вас своя касса, то, чтобы избежать штрафов, нужно выдавать покупателям чеки, а также самостоятельно следить за стабильностью интернета, исправностью аппарата, его правильной настройкой, регистрацией, использованием.
Если вы продаёте товары или услуги онлайн, то для приёма оплат от покупателей можете использовать интернет-эквайринг от PayAnyWay. Сервис предлагает готовую интеграцию с 17 онлайн-кассами, а также круглосуточную поддержку. То есть, подключая эквайринг, вы сразу же подключите облачную онлайн-кассу.
Заключение
В нашем материале мы подробно разобрали, в чём разница между эквайрингом и кассой. Это разные технологии, которые часто работают вместе: одна выдаёт кассовые чеки и передаёт данные в налоговую, вторая помогает принимать безналичную оплату.
Если вы работаете с покупателями-физлицами, важно понимать, когда обязательно использовать ККТ и POS-терминал, а также как правильно это делать — это поможет избежать штрафов. Для этого стоит изучить закон «О применении ККТ при осуществлении расчётов в РФ» и статью 16.1 закона «О защите прав потребителей».
Ещё полезно иметь представление о санкциях при использовании ККТ, которые описаны в статье 14.5 КоАП РФ.
Чтобы сэкономить время и деньги, можно подключить интернет-эквайринг с облачной кассой от PayAnyWay. После несложных настроек всё будет работать автоматически с соблюдением закона.