При запуске бизнеса, расширении его в интернет и даже при поиске способов оптимизации приёма платежей встаёт вопрос: как пробивать чеки по закону? №54-ФЗ обязывает большинство предпринимателей использовать онлайн-кассы, но на рынке представлено два принципиально разных решения, которые вызывают путаницу.
Важно разобраться в том, что такое облачная касса и онлайн-касса, отметить их отличия, чтобы:
- выбрать подходящее решение для бизнеса;
- соблюдать закон и не переплачивать — например, не покупать оборудование, если вам достаточно облачного решения;
- оптимизировать бизнес-процессы — автоматизировать формирование и отправку чеков в налоговую и повысить скорость обслуживания клиентов;
- гарантировать бесперебойную работу — заранее протестировать и убедиться, что оборудование будет стабильно работать в условиях бизнеса как в оживлённых физических точках продаж, так и полностью онлайн;
- избежать штрафов и блокировок деятельности — работать уверенно, не боясь претензий со стороны контролирующих органов.
В этой статье мы подробно расскажем, что такое облачная касса и онлайн-касса, как они работают, распишем их отличия по основным критериям, расскажем про плюсы и минусы каждой, опишем, в каких случаях подойдёт та или иная касса, и дадим пошаговую инструкцию, как выбрать и подключить подходящее решение, например, через сервис PayAnyWay.
Что такое онлайн-касса и как она работает
Онлайн-касса — устройство или специальное ПО, которое помогает бизнесу фиксировать факт продажи.
Принцип работы:
- Кассир проводит плату за товар или услугу. При продаже на сайте или в приложении операция проходит автоматически.
- Онлайн-касса передаёт данные об оплате в специальный накопитель (фискальный накопитель, или ФН, — чип, который хранит и шифрует информацию) и создаёт чек.
- Чек отправляется клиенту — в бумажном и/или электронном виде.
- Устройство отправляет шифрованные данные в ФНС через оператора.
Зачем нужна. Государство с помощью кассового оборудования и учёта повышает прозрачность расчётов и борется с нелегальным бизнесом.
Использование контрольно-кассовой техники позволяет предпринимателю:
- Соблюдать законодательство. Чтобы все юридические лица (и некоторые ИП) могли легально принимать оплату, они обязаны пользоваться кассой.
- Автоматизировать передачу данных. Больше не придётся покупать и менять контрольную ленту, отчитываться в ФНС: все данные уходят в налоговую автоматически.
- Формировать и выдавать электронные чеки. Если подключить онлайн–кассу по №54-ФЗ в PayAnyWay, то сервис возьмёт на себя формирование и отправку чеков клиенту.
Пользоваться кассовым ПО должны почти все виды бизнеса, но есть исключения. Например, оно не понадобится ИП на патенте, если предприниматель сдаёт в аренду жилые и нежилые помещения, самозанятому фотографу или салону химчистки. Полный список исключений можно найти в статье 2 №54-ФЗ. Кроме того, можно уточнить напрямую в налоговой службе по месту регистрации бизнеса, нужна ли конкретно вашей компании или ИП касса. Давайте разбираться, что такое облачная касса и онлайн-касса, в чём их отличия и кому они подходят.
Что такое облачная касса и как она работает
Облачным или цифровым кассовым ПО называют виртуальную разновидность онлайн-кассы — сервис, который может вести учёт и фискализацию (регистрацию) продаж. Облачное решение находится в удалённом дата-центре, а компания пользуется им через мобильное приложение или сайт.
Поставщик сам регистрирует технику в налоговой инспекции, обслуживает, меняет фискальный накопитель и следит за бесперебойной работой оборудования.
Как работает облачная онлайн-касса:
- Клиент оплачивает товар или услугу на сайте или в мобильном приложении.
- Данные о платеже отправляются в дата-центр провайдера.
- Касса формирует чек и фиксирует оплату в накопителе, а также отправляет чек в налоговую через оператора и покупателю по email или в СМС.
- Данные о каждой продаже хранятся в накопителе облачной кассы.
Использовать облачное решение могут не все предприниматели. Оно доступно только продавцам для получения оплаты:
- через интернет — сайт, приложение, соцсети в рамках интернет-эквайринга;
- за работы и услуги вне торговой точки — например, при выезде парикмахера или массажиста на дом;
- от пассажиров за проезд в такси, автобусах и других видах транспорта;
- за аренду помещений или коммунальные услуги.
Часто облачное решение подключают предприятия с маленьким оборотом или те, кому важно принимать платежи на ярмарках.
Ответственность за нарушение №54-ФЗ
Если предприниматель не соблюдает требования по применению кассового ПО, это повлечёт за собой серьёзные штрафы, которые напрямую зависят от размера выручки и вида самого нарушения, например:
- Неприменение. Для ИП и руководителей — штраф от 1/4 до 1/2 суммы расчёта, но не менее 10 000 рублей. Для юридических лиц — штраф от 3/4 до 1 суммы расчёта, но не менее 30 000 рублей, то есть контролирующие органы могут оштрафовать юрлицо на всю сумму продажи без отражения в операциях компании.
- Невыдача чека. Для ИП и руководителей — штраф 2000 рублей за каждый факт невыдачи, а для юридических лиц — по 10 000 рублей за каждый факт. Причём наказывают не только если сотрудник забыл выдать бумажный чек, но и если он не отправил электронный.
Например, ИП пока не определился с выбором вида кассы и продаёт товары без чеков. За последние пару недель он продал товаров на 600 000 рублей, из которых 400 000 — себестоимость продукции. Если налоговая об этом узнает, она оштрафует его на сумму от 150 000 до 300 000 рублей.
Учитывая себестоимость, ИП останется в серьёзном минусе только потому, что не подключил оборудование. Если налоговая повторно заметит нарушение, то штраф будет в два раза больше, а если сумма продаж превысит 1 000 000 рублей, то деятельность ИП могут приостановить на срок до 90 дней в дополнение к штрафу.
Оформление электронных чеков можно автоматизировать через PayAnyWay и никогда не получать штрафа за невыдачу. Подробно о том, как это сделать, мы уже рассказывали в статье «Фискальный чек: что это и как помогает работать бизнесу».
Облачная касса и онлайн-касса: основные отличия
Если вам важнее удобство и минимальное количество забот — это облачное решение. Для полного контроля над оборудованием и универсальной работы — физическое онлайн-устройство. Подробнее разобрали в таблице:
| Критерий | Онлайн | Облачная |
|---|---|---|
| Расположение | У вас в торговой точке, офисе, на складе | На удалённом сервере провайдера услуги, доступ через интернет |
| Владение | Ваша собственность. Вы приобретаете ККТ, она становится активом вашего бизнеса | Аренда. Вы не владеете оборудованием. Оно принадлежит провайдеру, вы платите за право пользоваться им |
| Обслуживание и регистрация | Самостоятельно/провайдер | Провайдер |
| Контроль и доступ | Полный контроль оборудования: управляете техникой, обновляете ПО, подключаете периферийные устройства | Доступ через личный кабинет или API. Возможности настроек и контроля ограничены функционалом провайдера |
| Применение | Подходит для стационарных торговых точек, для приёма платежей в офисе или онлайн, для интернет-магазинов и сервисов при интеграции | Основное применение — фискализация платежей, полученных на сайте, в приложении или по платёжным ссылкам. Менее удобна для физических точек |
| Надёжность соединения | Вы сами обеспечиваете стабильность интернет-соединения и электропитания. В случае проблем их можно оперативно решить | Зависимость от провайдера и скорости интернета. Любые сбои на стороне провайдера или проблемы с вашим интернет-соединением могут нарушить работу |
| Масштабирование | Полностью зависит от вас — докупаете оборудование и настраиваете | Полностью зависит от возможностей и цен провайдера |
| Чеки | Формирует бумажные и электронные чеки | Формирует только электронные чеки |
Онлайн-касса часто оказывается более стратегически верным решением, если бизнес планирует работать и развиваться в будущем. Облачная подходит, если вы работаете полностью онлайн, хотите сконцентрироваться на бизнесе и не тратить время на обслуживание и работу с чеками.
Помните, что нет универсального «лучшего» варианта: облачная касса и онлайн-касса работают по одному принципу. Просто выберите то, что подходит именно под ваши процессы, каналы продаж и приоритеты.
Кто может использовать облачную онлайн-кассу
Часто облачную кассу выбирают организации и ИП без физической точки продаж и с онлайн-расчётами с клиентами. Кому она подходит:
- Для розничных магазинов, супермаркетов, бутиков. Кассиру нужно выдавать бумажные чеки на месте, работать с физическим товаром, сканировать штрихкоды. Физическое оборудование обеспечивает быструю и удобную работу кассира, интегрируется с торговым оборудованием (например, со сканерами или весами).
- Кафе, ресторанов, баров. Здесь ведётся активный расчёт с посетителями и выдача фискальных чеков. Часто требуется интеграция с ПО для автоматизации ресторана, где физическая касса — важный элемент.
- Пунктов выдачи заказов (ПВЗ). Клиенты приходят за товаром, сотрудник должен отдать продукцию и проверить оплату, а также оперативно сформировать и отправить чек.
- Салонов красоты, парикмахерских, фитнес-центров, медицинских клиник. В таких местах требуется непосредственное взаимодействие кассира с покупателем, выдача бумажного или отправка электронного чека сразу после оплаты (наличными или картой через POS-терминал).
- Бизнеса с высокой проходимостью. Физический кассовый аппарат обеспечивает надёжность и скорость обработки большого количества транзакций. Вы имеете прямой контроль над оборудованием, можете оперативно реагировать на сбои (например, перезагрузить) и не зависите от интернет-соединения провайдера облачного решения.
Как выбрать и подключить облачную или онлайн-кассу
Независимо от выбранного типа, важно выполнить инструкцию по шагам.
Выбрать провайдера
Подробно о выборе провайдера мы уже писали в разных наших статьях, например здесь «Что такое эквайринг и как его подключить», поэтому сейчас кратко перечислим критерии, на которые стоит обратить внимание:
- Надёжность. Убедитесь, что провайдер имеет все необходимые лицензии и хорошую репутацию.
- Стоимость. Сравните тарифы, комиссию и дополнительные услуги, подберите поставщика с подходящими предложениями.
- Интеграции. Проверьте наличие готовых модулей для вашей CMS (Tilda, WordPress, Bitrix и т. д.) или API для кастомных решений.
- Подключение. Изучите, в какие сроки эквайер сможет подключить ваш бизнес. У некоторых сервисов можно начать принимать оплату в течение одного рабочего дня.
- Поддержка валют. Проверьте, можно ли принимать оплату в валюте, если у вас есть клиенты из разных стран и регионов.
- Оплата долями, в рассрочку и кредит. Выбирайте сервисы, предлагающие гибкие варианты оплаты. Это позволит расширить клиентскую базу и увеличить прибыль.
Можно выбрать и подключить облачную или онлайн-кассу через PayAnyWay, оставаясь дома за компьютером
Заключить договор с выбранным поставщиком и с ОФД
Зарегистрируйтесь на сайте провайдера, выберите тарифный план и подпишите договор (часто можно сделать онлайн с помощью КЭП).
Процесс регистрации у провайдера
Выберите оператора фискальных данных (ОФД), который прошёл контроль регулирующих органов и входит в реестр аккредитованных учреждений (например, «ОФД.ру», «Платформа ОФД», «Контур ОФД»). Проверить это можно на сайте ФНС. Заключите договор с выбранным ОФД.
Зарегистрировать кассу в ФНС
Большинство провайдеров облачных решений предлагает услугу «Регистрация под ключ». Вы передаёте им свою КЭП и данные бизнеса, а провайдер самостоятельно регистрирует арендуемый кассовый аппарат в налоговой. Это избавляет вас от необходимости разбираться в тонкостях процесса.
Интегрировать платёжные инструменты
После одобрения договора откроется доступ к личному кабинету, в котором нужно подключить и настроить платёжное решение.
Процесс и уровень сложности интеграции зависит от вашей CMS и выбранного сервиса. У некоторых платёжных сервисов есть плагины и готовые модули для быстрого подключения к вашему ресурсу и товароучётной программе:
- Если сайт на CMS вроде Tilda, OpenCart, WordPress, то можно интегрировать готовые модули. Настройка занимает от 15 минут до нескольких часов.
- Для собственных решений и мобильных приложений применяют API или SDK.
- Для быстрой настройки приёма оплаты обычно создают готовые платёжные формы и платёжные ссылки.
Например, если вы настраиваете оплату через PayAnyWay, то сможете в несколько кликов создать форму с заданными свойствами, а затем разместить её на любом сайте.
Если вы подключаете оплату к сайту, то можете заглянуть в подробную статью «Как подключить оплату на сайте: пошаговое руководство для бизнеса».
Протестировать и запустить в работу систему
После завершения всех настроек рекомендуется пройти по пользовательскому пути и выполнить тестовый платёж на сумму до 20 рублей. Это позволит оценить удобство использования сайта и процесса оплаты товаров.
Убедитесь, что все чеки корректно формируются и отображаются в личном кабинете, а также что они уходят на почту клиентов.
После тестирования можно принимать реальные платежи и автоматически фиксировать их с помощью онлайн-кассы.
Заключение
Выполнение требований №54-ФЗ по фискализации расчётов — обязательная часть бизнеса. Мы разобрались, как работает облачная касса, в чём сходства облачной кассы и онлайн-кассы, а также в чём их отличия. Выяснили, что важно не только приобрести оборудование, но и подобрать его тип под вашу компанию.
Коротко о главном:
- Все виды кассовой техники служат для фиксации продаж и передачи данных в ФНС.
- Нет универсального решения. Ваш идеальный вариант зависит от формата бизнеса и приоритетов.
- Независимо от вида кассы, можно быстро оформить документы, подключиться и начать принимать оплату от клиентов.
- Чтобы выбирать было проще, оцените, где происходят основные расчёты, насколько важен прямой контроль над оборудованием готовы ли вы к его обслуживанию.